电子邮件过时了吗,打造认知企业电邮社交平台
分类:互联网

路易斯·苏亚雷斯是个极端的例子,但是他恰好代表了,技术世界正逐渐从电子邮件移民到社交网络和其他服务上的趋势。对很多人来说,像 Facebook 和 Twitter 这样的服务已经代替,或者至少是部分代替了邮箱。Facebook 已经推出了@facebook.com电子邮箱地址,以此鼓励8亿多用户在网站上交流。甚至老牌技术巨头,如IBM都正在往同一方向进发。

『06』邮件主题示例,“呈审阅,关于……的请示”、“呈审批,关于……的请示”、“请阅处,……”等等。

IBM助力台光五金 打造认知企业电邮社交平台

2016年09月20日 来源:搞趣网 作者:厂商投稿 搞趣网官方微博

今天,IBM(NYSE: IBM)与台光五金制品有限公司(以下简称:台光五金)共同宣布,台光五金将全面使用IBM Verse认知电邮社交平台,开展横跨东莞,台湾,香港,泰国四地的业务沟通,开启认知社交新征程。

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图:台光五金总经理巫典勋、IBM大中华区分析事业部社交商务总经理刘可立

已成立逾50年的台光五金一直致力于为客户提供高品质的机顶盒、电脑机箱、电视机外壳和配件及散热片,弹簧夹等产品。随着业务的不断拓展,除台湾、东莞、香港外,近年来,台光五金不断加大发展力度,进军海外市场,在亚洲市场,已在泰国设立了金属冲压及注塑工厂,今年也开始转型,开发智能型电子产品。

对于一个非IT的制造业企业来说,台光五金的业务迅速扩展,但IT基础建设、IT人力资源及技能的投入及需求也随之增加,同时企业内部沟通的需求也逐渐加大。故此,台光五金需要一个既能有效地控制IT成本,同时能实现在东莞、台湾、香港、泰国四地,可满足企业管理人员以及员工业务需求的一个安全的企业社交平台。

IBM Verse云端版(Verse on-Cloud)充分满足了台光五金的需求,基于Domino为其提供了一个全球性多语言协作、稳定高效的社交化平台,包括电子邮件、日历、即时通讯等功能,并与其内部OA流程等进行了无缝对接,管理人员可以通过Verse手机端或PC端,完成各种流程审批。

IBM Verse是一款颠覆传统的以认知电邮为核心的工作平台,无论是云端版还是本地版,灵活的部署方式,都体现了专为社交化、移动化的工作场景所设计的理念。通过智能化的邮箱设计,突破常规,把用户每天相互联系的多种应用整合在同一个协作环境中,且实现了人和信息之间的快速匹配,增强了邮箱系统的社交能力,通过认知计算、大数据分析等技术为客户挖掘更深层的数据商业洞察,在提供卓越的用户体验的同时,建立了有效地社交关系网络,将沟通工作化繁为简,打造了更加智慧的工作新“简”法。

同时,IBM还为台光五金提供了贴心的运维增值服务,全方位的为台光五金业务拓展保驾护航,使台光五金大幅降低运维成本。

台光五金总经理巫典勋表示:“自2016年以来,台光集团一直不断地在进行亚洲乃至全球的业务拓展,但协作沟通成为了日常业务的难题之一。通过使用IBM Verse,我们可以做到更流畅、高速的沟通与协作,更高效地为客户提供业务服务,创造新的商业价值。”

不仅如此,IBM还考虑到不同企业对于社交工作平台的需求,设计了Verse本地版(Verse On-premise)及云端版(Verse on-Cloud)两个部署方式,基于Domino的IBM Verse本地部署版本拥有与云端一样的可持续性、安全性及及时性,并可轻松实现迁移,这使这款产品更加符合客户需要,极具市场竞争力,同时也应了Domino Next时代。

IBM Verse不仅仅是一套以邮箱为核心的工作平台,同时也可称为是每一个员工的“个人助手”,它将通过邮件中的大数据,运用认知计算技术,自动提示用户工作优先级、处理普通任务、并基于行为分析辅助用户进行业务决策,这远远超过一个邮箱的职责。你也可以把他看做一位具有极强理性分析头脑的”专家顾问“,IBM Verse可通过了解、分析你的日常工作内容及习惯,提示并优化基于你工作环境、人际网络及语境的邮件措辞,使你的工作更加专业高效。

据了解,IBM Verse因为三大优势,最终得到台光五金管理层的认可:

●善解人意:“智能、可信、安全”三大特点,能够自动提示工作优先级,辅助用户进行业务决策。

●所见即所需:能够深入分析使用者的工作方式,同时提供整洁、智能的使用界面。

●协同互联:整合多种协作工具,从此实现快速交流分享不再困难

IBM大中华区分析事业部社交商务总经理刘可立表示:“传统的邮件往来、点对点的沟通,已经无法满足企业对信息互通有无及数据分析的要求。IBM Verse认知电邮社交平台有效地解决企业的运维成本及工作效率问题,并可帮助企业从被动的数据搬运中主动获取到新的商业洞察,这将为企业带来远超于其业务本身更多的市场价值,助力制造、零售等行业企业实现了数字化转型。”

【责任编辑:厂商投稿】

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在学校,我会经常发电邮吗?

事实就是邮箱已经过时了

去年,欧洲技术服务巨头阿托斯宣布将要在2014年前摆脱邮箱,几周之前,大众汽车提出要在非工作时间内,关闭一些员工的黑莓电邮服务器。而 IBM 的新执行总裁吉尼·罗曼提(Ginni Rometty)在这个月也给全体员工发送了第一条上任信息,不过她不是给大家群发邮件,而是在 Connections 上投放了一个视频。

Facebook也正尝试将用户转移到自己的信息服务中去,一个超越邮件和即时通讯的服务。Facebook 移动团队的莫利·格雷厄姆(Molly Graham)说道,只用邮件,太慢而且过时。看看每天我们使用的邮件抄送,太愚蠢了。我们在对信息产品进行调查时,查看了大家使用的邮件主题。结果我们发现,80%的主题用的是“嘿”“嗨”这些词语或者干脆不写。主题这种东西已经过时,事实是,邮箱已经过时了。

虽然苏亚雷斯是 IBM 中的舍弃邮箱的“海报男孩”,可是他也承认,邮箱和邮件抄送不会完全消失。不过在这四年的实验中,苏亚雷斯觉得他办事更有效率了,且他几乎所有的工作都是公开环境下进行的。对苏亚雷斯来说,这不仅仅是更高效而已,舍弃邮箱是为了更好的交流。许多人在使用公司邮箱时,会耍手段使用密送(将你发送给同事的邮件,秘密发送给老板,有栽赃、告状、推卸责任等作用),对同事进行“锅匠,裁缝,士兵,间谍”(一部寻找双面间谍的电影)式的被动攻击。苏亚雷斯说道:如果你经常在办公环境下使用邮箱,你就知道,许多人将邮箱作为对付同事的一个武器。舍弃邮箱也是一种新的工作方式,你无需解释哪些工作是你做的,你做事越公开越透明,你就越能从同事中取得信任。

本文编译自: wired

『05』邮件主题,邮件主题至关重要一定要认真对待。建议一项工作一封邮件一个主题,方便收件人快速获取邮件信息和发件人日后按照主题查询邮件。

如果不能上课,提前发邮件告诉老师

因此在2008年2月,他几乎停止了邮件的发送。事实上苏亚雷斯并没有彻底禁用邮箱,他还是每天花上2分钟左右查看邮件,许多邮件其实是内部会议通知,不过他仍使用邮箱进行一对一交谈。但是大多数时候,当人们给苏亚雷斯发邮件时,他会通过社交媒体进行回复,并暗示同事通过 Twitter、Google 或者用 IBM 的内部社交网络 Connections 进行交谈。苏亚雷斯的想法是,如果他的多数交谈是在公开环境下进行的,那么他花在交谈上的时间就会更少。

自动回复要包括哪些内容?休假人休假时间、休假期间工作交接情况、工作交接人的联系方式、休假人的紧急联系方式(供紧急情况和交接人不能处理情况时联系)。自动回复设置步骤如下。

例子:一封不合格的邮件

苏亚雷斯在90年代以实习生的身份进入 IBM 的荷兰主机技术支持中心,当时他还是一个和善的男孩。4年前,他进入IBM的 蓝色IQ社交媒体团队 ,帮助 IBM 的销售人员理解社会媒体的含义。这是一个热门领域,同事们也想要了解更多。苏亚雷斯渐渐成为了 IBM 的有名的社交媒体之星,因此,他不得不违背自己意愿,花额外的时间通过邮件回复问题和分配工作。问题接踵而至,苏亚雷斯快精疲力竭了。他说道:我对完成别人的工作而不是自己的本分工作,开始厌倦了。

要休一天以上假期时,设置邮箱自动回复吧。让给你发邮件的同事了解你的休假世间、工作交接情况。

这是一个学生发的邮件,哪里出现了问题呢?

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『02』根据重要性标注和主题进行筛选查阅。部分发件人发的邮件不需要查阅,可以设置自动删除,这类邮件就不会再出现在收件箱。例如部分广告邮件。

总结如下几点建议:

电子邮件的符号@ 图片来源:alegriatech.net

本文主要围绕发邮件、收邮件、邮件存储、邮件自动回复设置展开。

(4) 使用委婉客气的英文用语,如 ‘could you’; would you mind helping me’,或者‘would it be possible to’

苏亚雷斯可能是摆脱邮箱重负中最出名的 IBM 员工了,但是他不孤独,他认为现在有几十位员工都在做同样的事情。朱莉安娜·梁(Juliana Leong)就是其中一位,和苏亚雷斯一样,她也没有完全抛弃电邮。但是当同事给她发邮件时,她会通过 Connections 回复。项目经理梁说道,这样更高效。员工会在内网对梁进行提问,很多时候,梁甚至还没看到问题,他们就已经从梁的同事那得到了答案。这些答复是公开的,其他人也能看到,这就意味着,梁要解决的问题变得更少了。梁说道,她的 IBM 同事已经开始注意苏亚雷斯了。由于他在 IBM 的社交领域是个很杰出人物,所以很多人想效仿他。虽然梁并不知道他们因此变得有多高效,但是她的办公室已经将减少邮箱使用作为 2012 的中心了。

邮箱存在于邮件服务器上,而服务器由 Internet 服务提供商 维护。发送到的电子邮件地址的邮件先会发送到邮件服务器上的邮箱。然后,计算机上的电子邮件软件从邮箱中提取邮件。存储的电子邮件数量有一个限额,最大邮箱大小是由 ISP 设置的。当邮件超出此限额时,便不能再接收新的邮件。

学校的老师和员工一般会比较忙,有时候你可能无法与他们面对面交流。如果你通过邮件的方式联系他们,他们可以直接解决你的问题,或者安排与你见面沟通。这是最有效和便利的方式。

当路易斯·苏亚雷斯(Luis Suarez)决定要活在一个没有邮件的世界中时,他的一些同事认为他这是在犯傻,因为他可是在为世界顶级电邮软件厂商之一的IBM工作。但是苏亚雷斯已经准备好从邮件的禁锢中独立了。和其他处在21世纪的白领一样,他每天都要遭受40余封邮件的轰炸,远超过他想要回复的邮件数。

邮件是我们日常办公最重要的正式沟通工具,平均我每天会收发50封邮件。

阅读后及时回复邮件

现在,再看一下邮箱,原本默认文件夹里的邮件现在都已经放在了刚才新建的数据文件下面了!

遇到任何问题,及时告诉学院老师

『10』需收件人回复的邮件。如向领导或同事,外部单位咨询相关事宜,加“烦请回复为盼,感谢”。如邮件向同事或平级收集相关信息,注明“请某某日期之前回复”,如回复有格式要求请附上回复格式,并使用显眼的颜色进行标明。这样收集的信息格式规范,减少了整理格式的工作,且让收件人对邮件回复要求一目了判。

不要期待对方很快回复。老师很忙,他们会尽快回复邮件

『04』关于邮件回执回执,如不想让对方知道你已阅读邮件,可选择不发送阅读回执。

不要用缩写和表情,如U代表YOU、 LOL代表大笑

邮箱常提示存储空间不足怎么办?当我们邮件箱里邮件收满之后就会接受不到新的邮件了,这时我们应该怎么做呢?

(1) 有邮件标题,让读者知道这封邮件的大概内容。

方法一:缩短邮件副本在邮箱中保留的时间长度。

每天至少检查一次邮件

02

(6) 落款记得写上自己的名字,不要让老师从邮箱地址猜你是谁。

01

DOs

图片 3第三步

控制邮件长度,最长不要超过5-8行

『09』邮件附件,不同内容的附件建议分开发。如同个主题有3个以上附件,联系压缩打包一起打,并标明附件名称。在落款前,对附件进行简要说明。

(3) 当你有附件要读者看时,使用短语 ‘Please find attached’ 。

第三步:在下一个窗口中单击更多设置。

不要把电邮当作发短信一样

第二步:显示帐户设置窗口后,在电子邮件选项卡上的名称下选择您的电子邮件帐户,然后单击更改。

如果想请老师帮忙阅读你写的作业或文章,要先发邮件询问他们同意再把文章发过去

PS.因最近使用的是OUTLOOK邮箱,本文邮箱皆指该邮箱,如有需要下次再了解其它邮箱更新。

DON’Ts

图片 4步骤二

检查邮件的语法和拼写

『13』邮件中常见小错误,邮件编辑好后对日期,发送对象进行再次检查确认。

给邮件起一个合适的标题

可是,就算批量删除邮件,没过几天,邮箱又提示存储空间不足怎么办?

为什么我需要发邮件?

开始工作半年的时候就遇到这个问题,请教同事,同事教我删邮件,把不需要的全部删掉,可搜索主题或发件人进行批量删除。

(5) 落款处要写 Best wishes、 Best regards或者 Yours sincerely,这和写信一样。

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电邮和信件有相同之处,也有不同的地方。你可能学过如何书写英文信件,但是没注意过怎么写电子邮件。电子邮件也有固定格式,写给学校教授和写给自己朋友的邮件有所不同。你要遵循这些格式表现出自己对他人的尊重。

作为办公工具,发挥其最大功效不仅提高了我的工作效率让领导对我更加赞赏,而且让我可以准时下班,早些开始享受精彩的业余生活,也可陪家人吃晚饭。

电子邮件和信件有何不同?

『11』邮件落款签名,如已附电子名片则无需添加其它信息。如未附请添加发件人联系方式、姓名、所在部门、职位、联系地址等相关信息。落款不需空行。

在读书期间,你将经常需要写邮件。比如,你将给导师发邮件咨询问题;预约单独辅导;让老师帮忙指导作业;或者解释为何没去上课,等等。

图片 5第四步

例子:一封合格的邮件

进入正题,开始跟着老司机学习如何把邮箱运用到“极致”。

(2) 永远记得使用Dear 对方名字。在英国,你可以使用老师的名字(而非姓氏)。对于教授,你可以称号他们的名字,也可以写作Dear Professor 名字。

想了解更多?快来简书关注我吧。职场相关文章点击阅读我为什么每天下班写“无用”的文字?和2016年年末最值得做的事。

我会收到很多邮件吗?

方法二:添加Office Outlook个人文件夹文件。

不要全篇大写,会让人看起来心情焦躁

下面是工作5年升任世界500强HR经理“老司机”发邮件时会注意的100个小细节,你想不想参考呢?

图片 6

『16』邮件在哪里撤回?小鲜肉问,在哪撤回邮件呢?小姐姐此处补图。

图片 7

『03』关于密抄,我举个例子说明。我们公司最近在做全员考核方案,做考核的同事初步拟定方案后需征询各部门领导的意见,于是给各位部门领导发邮件并抄送公司领导。因工作原因我需要了解这封邮件内容,但以我的级别放在发送和抄送都不合适,于是可以秘密抄送我。

作为留学生,要记得以下“要做”和“不要做”的:

『12』邮件标注,按邮件重要性和紧急性进行标准。

邮件开头首先问候,用上Dear

『15』邮件发出后才发现错误怎么办?如发出的邮件有错误,且错误必须更正,请立即撤回邮件。对错误内容修改后重发,并确保正确,经常有同事发邮件撤回三四次,其实这样很不职业。为避免已阅读错误邮件的收件人弄混淆,请在重发邮件的主题中括号备注“以此为准”。

在邮件最后写上自己的名字

『01』怎么区分哪些邮件需要看?有时一天收五六十封邮件,工作繁忙没有时间一一点开看怎么办?

你也会收到很多邮件!学院和大学有数以百计的学生,学校通过电子邮件的方式联系学生们。你会在邮箱收到很多有用的信息:学生手册、时间表、作业要求。学院和大学也会通过Facebook和微博发布信息,但是最重要的通知方式还是电子邮件。

步骤一:文件-->账号设置-->账号设置-->数据文件-->添加(里面选择:Office Outlook个人文件夹文件)新建之后,将新建项“设为默认值”,如图:

第四步:在高级选项卡上的传递下,应该已选中了在服务器上保留邮件副本复选框。此选项意味着邮件软件提取邮件后,邮件副本将保留在邮箱中。您是否还看到 x 天后删除服务器上的邮件副本选项?在这里您可以选择是否在指定的天数后自动从邮件服务器上删除邮件。

在已发邮件中找到需撤回的邮件并点开。

『07』称谓,领导要尊称,平级和下属的称谓要显亲切,切记不可无称谓。称谓不需空行。

『14』确认邮件已发出。检查确认后发送邮件,在已发邮件中查看,确认邮件是否正常发出。

图文/于诺/可否占用你吃个桔子的时间?

04

图片 8步骤一图片 9步骤二

『01』邮件发送VS抄送,通常发送对象需对邮件做出响应或回复,而抄送的一般是领导或者不需回复只需了解邮件内容的收件人。

图片 10标红操作,点击撤回邮件

自动回复设置

前段时间接连收到多封群发的休假邮件,着实烦人。通常报完公文休假时,只需给直属领导、人资休假管理员发邮件备案,并做好工作交接寄行,真的没必要让全公司的人都知道你在休假。

好啦,本篇邮箱使用细节就先更新到这了,邮箱其它功能会在之后的简文中更新。

图片 11平均每天你会收发多少封邮件?

图片 12第一步

嗨,感谢在简书与你不期而遇。我是于诺,一个不轻易许诺,但一诺千金的小姐姐。我会定期在简书更新原创职场技能、化妆美搭、吃货攻略。

『12』阅读回执,如需回执请加上,特别重要的邮件一定要电话提醒。

第一步:首先启动 Outlook 2010。单击文件选项卡,然后单击信息、帐户设置、帐户设置。

『03』查看邮件后针对需要回复的邮件,如可按要求回复则尽快按要求回复。回复有困难或无法在规定期限内回复其需要内容的,请将具体原因告知发件人。无明确回复期限的,可咨询期限,以免耽误工作进展。

邮件回复

邮件存储

图片 13步骤一

步骤二:然后,在‘电子邮件’里进行设置,将该账户关联此数据文件,点‘更改文件夹’,然后选择要用的数据文件(下面这个图是我设置好之后截的)。

发邮件的细节

『02』邮件抄送小妙用。当你完成或正在做一个工作而直属上司不知道时,工作邮件沟通时抄送你的直属领导,让其了解你的工作内容和成绩。

图片 14第二步

简友们,莫要忘记噢,我叫于诺。我拒绝搬运没有营养的鸡汤,坚持每篇内容原创。

『08』邮件正文设置首行缩进两个字符,正文内容保持简洁具体。不要在邮件中聊私人事情,开不适当的玩笑。

看来直接删邮件治标不治本,还得上大招。

『04』收件人注意细节放在文首,并不是在发邮件的时候第一步添加收件人。千万记住,邮件全部编辑好后最后一步再添加收件人,不然手滑你会后悔莫及。我曾经刚输入称谓,手滑把邮件发出了,然后就没有然后了,被领导K。

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